Uma comunicação eficaz com os clientes, entre os sócios e/ou com os colaboradores, não é algo que a maioria das sociedades de advogados dê muita atenção. E essa tendência começa na faculdade de direito, onde o foco tende a ser a lei substantiva e a teoria jurídica. Se a comunicação é mencionada, é no contexto do argumento oral para o tribunal ou memorandos escritos de lei. A importância da comunicação clara com os clientes, com os sócios e com os colaboradores não é discutida com frequência e as técnicas para fazê-lo raramente servem de base para discussões em sala de aula.
E isso é uma vergonha, já que na ausência de uma comunicação efetiva, os relacionamentos entre o advogado e cliente, por exemplo, tendem a se desintegrar rapidamente. Isso ocorre porque fortes habilidades de comunicação, fundamentadas em uma compreensão básica da psicologia humana, são essenciais para um relacionamento bem-sucedido e duradouro entre advogado e cliente. O fracasso em fornecer conselhos claros, concisos e empáticos aos clientes com mais frequência do que não, leva à falta de confiança e mal-entendidos.
Nas sociedades de advogados, a comunicação deve ser o mais eficiente possível. A profissão exige o cumprimento de prazos, e uma comunicação muito clara e objetiva. Se a comunicação for ruidosa, pode ocasionar uma série de prejuízos, principalmente para os clientes.
Algumas ferramentas de controle são essenciais no processo de comunicação dentro das sociedades de advogados. Por isso, preparamos essas 5 dicas simples para evitar a falha na comunicação entre advogados, clientes e colaboradores do seu escritório de advocacia. Boa leitura Doutor!
Guardar documentos em ordem na sociedade de advogados
Os documentos relacionados a processos devem ser arquivados de forma que qualquer pessoa possa ter acesso, principalmente quando o responsável pelo processo não estiver presente.
Uma das melhores maneiras de trabalhar com documentos é através da digitalização, mantendo os arquivos em nuvem, possibilitando que possam ser acessados de qualquer lugar por pessoas devidamente autorizadas.
Comunicação através de canais eficientes
A comunicação pessoal deve ser feita através de canais eficientes. Hoje, a internet disponibiliza diversas ferramentas, como o WhatsApp e o Skype, além dos tradicionais e-mails e mensagens instantâneas.
Ao mesmo tempo, as sociedades de advogados devem ter um sistema eficiente de telefonia fixa, com um sistema adequado para atendimento em todas as salas do escritório. Os sistemas PABX atuais, por exemplo, disponibilizam ferramentas que permitem identificar o número IP de cada dispositivo móvel, podendo transformar o aparelho celular em um ramal, o que vai possibilitar atendimento instantâneo, mesmo que os profissionais não estejam no escritório.
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Estabelecer prazos máximos para respostas
Qualquer solicitação de clientes nas sociedades de advogados deve ser atendida prontamente. Quando se trata de e-mails, por exemplo, em razão da utilização de outras ferramentas, existe a chance de um profissional simplesmente esquecer de responder.
Para evitar que qualquer cliente fique sem resposta é importante determinar um tempo limite para que os e-mails possam ser respondidos, não deixando que o prazo ultrapasse 24 horas. Definir um horário para todos os profissionais, é uma forma de garantir que todos os clientes sejam efetivamente atendidos em suas solicitações.
Comunicação através da internet
Em uma sociedade de advogados é interessante manter uma forma de comunicação com os clientes que possa atender a todos ao mesmo tempo. Por exemplo, a criação de uma newsletter semanal permite que todos os clientes saibam que o escritório está dando a devida atenção a todos os processos e clientes.
Em uma newsletter, cada profissional envolvido na sociedade de advogados pode escrever pequenos artigos, fazendo comentários sobre novas legislações ou mesmo apresentando uma opinião sobre determinado assunto de interesse dos clientes.
Manual de procedimentos para as sociedades de advogados
Um manual de procedimentos é uma ferramenta das mais eficientes para as sociedades de advogados. Os manuais padronizam qualquer procedimento, deixando o escritório menos propenso a qualquer tipo de falha na comunicação.
Ao mesmo tempo, com a implantação de um manual de procedimentos qualquer novo integrante do escritório já saberá como deve agir em determinadas situações, evitando que treinamentos em excesso sejam desenvolvidos.
Dentro das sociedades de advogados é possível elaborar procedimentos para qualquer tipo de atividade, desde a operação de uma impressora até a formatação de peças processuais, ou mesmo as formas corretas de comunicação entre os profissionais e com os próprios clientes.
Conclusão
No escritório de advocacia, toda a comunicação deve ser feita de forma a não interferir nos processos, mas sim de oferecer maior funcionalidade para todas as atividades, permitindo que todos possam atuar de forma assertiva, economizando tempo para todos os profissionais ou colaboradores e, ao mesmo tempo, trazendo mais lucratividade para o estabelecimento.
Trabalhando melhor a comunicação, as sociedades de advogados poderão investir na captação de clientes e no completo atendimento de todas as necessidades por eles apresentadas.
E, se você quiser saber mais sobre como se comunicar efetivamente com seus sócios, colabores e clientes, continue acompanhando o nosso blog. Toda semana trazemos excelentes artigos para que o advogado empreendedor consiga vencer os desafios diários na gestão de seus escritórios.
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