O advogado hoje necessita de um ótimo sistema de gestão para o controle dos processos, comece com o mapeamento de processos, confira no artigo como!
Mapeamento de Processos – No escritório jurídico, o advogado deve manter total controle sobre todos os processos com os quais está trabalhado e, para isso, é essencial contar com um software de gestão. A automatização dos processos, além de trazer redução de custos, possibilita que se tenha em mãos todas as informações necessárias para o bom andamento dos trâmites legais.
O mapeamento de processos no escritório jurídico pode ser feito em fluxos, dependendo de cada processo, como, por exemplo, nos acórdãos, agravos de instrumento, concessão de efeito suspensivo em agravo de instrumentos e petições.
Podemos citar como exemplo principal o acórdão favorável, que ocorre em 5 dias corridos. O primeiro fluxo, dessa forma, vai envolver duas ordens, sendo que a primeira leva 2 dias, quando ele é colocado no sistema, e a segunda, para a verificação dos prazos.
No segundo fluxo é necessário que o processo seja atualizado no sistema do cliente, devendo ser anexada a decisão para encerrar o processo e, se tudo estiver correto, a situação do mesmo é finalizada.
Existe ainda no acórdão favorável o terceiro fluxo, em que o advogado informa ao cliente a situação e é estabelecido um prazo de dois dias para verificar se tudo está correto.
Devemos lembrar, no entanto, que não se trata apenas do andamento dos processos no âmbito jurídico, ou seja, de sua situação dentro dos fóruns e tribunais. Quando falamos em processo também estamos nos referindo a uma relação jurídica que tem o objetivo de compor judicialmente qualquer lide. Assim, podemos considerar processo como qualquer trabalho ou atividade executada no escritório jurídico.
Ok, mas eaí?
Dessa maneira, podemos estabelecer que um processo pode ser entendido como um conjunto de atividades, realizando um serviço que ofereça valor para o cliente e que, em razão disso, deve ser feito em uma sequência lógica.
Portanto, tudo o que ocorre entre a assinatura de um contrato de prestação de serviços até o trânsito em julgado da sentença, também é um processo. O acompanhamento é importante, uma vez que o andamento, muitas vezes, é bastante demorado, exigindo atenção por parte dos responsáveis pelo escritório jurídico.
Como fazer o mapeamento de processos no escritório jurídico
O exemplo citado anteriormente é apenas uma das medidas que devem ser tomadas para fazer o mapeamento de processos no escritório jurídico. Além disso, existem diversas outras medidas que devem ser tomadas pelo profissional de Direito para fazer esse mapeamento, como, por exemplo:
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- Reunir advogados associados, colaboradores ou outros funcionários administrativos para a elaboração de questionários ou mesmo para fazer entrevistas, quando necessário;
- Estabelecer horários ou dias para promover uma observação mais detalhada de todos os processos, utilizando apenas o sistema de gestão;
- Conhecer o sistema de gestão e entender a forma como ele deve ser alimentado para que os processos possam correr naturalmente, sem qualquer problema ou empecilho.
O mapeamento dos processos no escritório jurídico deve ser mantido sempre atualizado com todos os andamentos de cada processo para que o advogado possa oferecer feedback detalhado aos seus clientes.
Um fato que precisa ser bem entendido é que, atualmente, as empresas e clientes não procuram o advogado apenas para resolver suas questões judiciais. O advogado torna-se, cada vez mais, um assessor de extrema importância para a solução e prevenção de problemas judiciais e, portanto, quando o escritório jurídico trabalha de forma correta, mantendo o mapeamento de todos os processos, possui maior disponibilidade de tempo para atuar na prevenção e na orientação de seus clientes.
O mapeamento de processos no escritório jurídico, dessa forma, irá facilitar e melhorar todas as atividades do estabelecimento, oferecendo maior qualidade nos serviços prestados.
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